Welche Wege zur Beglaubigung von Dokumenten gibt es? Was ist der effektivste Weg zu einem beglaubigten Handelsregisterauszug?

So geschehen im Herbst 2017: Eine junge Frau aus Berlin benötigt äußerst kurzfristig für ein zweites Studium eine Beglaubigung von Zeugnissen und Belegen aus ihrem Erststudium. Die dafür zuständigen Bezirksämter haben kurzfristig keinen Termin frei, um die betreffenden Kopien zu beglaubigen, eine hilfsbereite Verwaltungsangestellte empfiehlt, sich die nötige Beglaubigung der Dokumente doch in einem kirchlichen Gemeindebüro erteilen zu lassen. Das gelingt nach intensiver Suche wirklich kurzfristig bei einem Pfarramt in Berlin-Mitte – mittlerweile studiert die junge Frau zum zweiten Mal und hat mehrere Semester erfolgreich bewältigt.
Wäre das auch ein probater Weg, wenn es um einen beglaubigten Handelsregisterauszug geht?
Dem stehen gleich mehrere Gründe entgegen:
Zum einen geht das Kirchenrecht selbst sehr zurückhaltend damit um, was die Beglaubigung nichtkirchlicher, weltlicher Dokumente durch die Institution Kirche angeht. Kirchliche Behörden sind auch nach eigenem Verständnis grundsätzlich keine staatlichen Verwaltungsbehörden im Sinne des weltlichen Rechts, das wäre ein Bruch des staatskirchenrechtlichen Trennungsprinzips.
Kirchliche Beglaubigungen können, so sie den staatlichen Beglaubigungsformen entsprechen, zwar als den amtlichen Beglaubigungen gleichwertig angesehen werden. Es gibt jedoch keine Garantie, dass das diejenige Einrichtung, der diese Beglaubigung vorgelegt werden muss, auch so anerkennt. Was also möglicherweise bei Berliner Universitäten akzeptiert ist (Am wichtigsten ist, die Einreicherin beweist erfolgreich, dass eine von ihr unabhängige Person/Institution die Richtigkeit der bisherigen Zeugnisse im Sinne von “nicht verändert oder manipuliert/verfälscht” bestätigt.) muss keinesfalls gängige Praxis bei anderen Dokumenten und Einrichtungen sein.
Zum anderen muss ein Handelsregisterauszug in aller Regel aktuell sein, so dass sich der eventuelle Gang zum Gemeindebüro mit dem noch irgendwo gefundenen älteren Dokument eher als zeitlich und somit inhaltlich unsinnig darstellt.
Und drittens kommt hinzu, dass man auf sehr einfachem Wege durch das selbständige Aufsuchen des zuständigen Registergerichtes bzw. durch die Nutzung eines kompetenten Dienstleisters (siehe unten) in einem Aufwasch, ohne den vorherigen Umweg über einen unbeglaubigten Handelsregisterauszug (heute meist nicht amtlicher Ausdruck genannt), gleich zu dem gewünschten aktuellen beglaubigten Handelsregisterauszug (heute häufiger: amtlicher Ausdruck) quasi “aus einer Hand” kommen kann. Das ist dann wirklich eher keine Frage des Glaubens, sondern des Wissens um eingespielte Abläufe.
Folgender Hinweis in der Sache sei gestattet: Der unbeglaubigte Handelsregisterauszug, heute auch häufig “nicht amtlicher Ausdruck” genannt, ist zumeist dann ausreichend, wenn Sie die dortigen Angaben ausschließlich selbst benötigen. Zur Vorlage bei Banken, Versicherungen, Gerichten oder anderen Behörden benötigen Sie hingegen häufig einen “beglaubigten Handelsregisterauszug”, aktuell auch “amtlicher Ausdruck” genannt. Dessen Ausstellung erfolgt ausschließlich in Papierform, von Auftragserteilung bis Lieferung per Post kann das schon zwischen drei und fünf Werktage dauern.
Inhaltlich weichen beide Dokument nicht voneinander ab, wohl aber in ihren Beschaffungskosten und natürlich in ihrer Weiterverwendbarkeit.

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