Unter einer sog. Überbeglaubigung – die eigentlich eine Zweifachbeglaubigung darstellt – ist die Ausfertigung einer  “Apostille” zu vestehen, einer im internationalen Urkundenverkehr gebräuchliche Beglaubigungsform. Sie wird im Rechtsverkehr zwischen jenen Staaten verwendet, die dem Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von diplomatischer Beglaubigung oder Legalisation von 1961 beigetreten sind. Deutschland ist Mitglied dieses Übereinkommens, also nutzt man hier die Überbeglaubigung per Apostille.

Im Zusammenhang mit dem Handelsregister ist darunter ein amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug (heute zumeist “amtlicher Ausdruck” genannt) zu verstehen, welcher zusätzlich mit einem ergänzenden Echtheitsnachweis für die Verwendung im Ausland versehen wurde, also mit einer sog. Apostille. Dieser Echtheitsnachweis wird an einem bereits erstellten beglaubigten Handelsregisterauszug vorgenommen, vom übergeordneten Landgericht in Form eines Siegels. Beglaubigt wird hier die Unterschrift der Urkundesbeamten / Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle des Amtsgerichts auf dem Handelsregisterdokument.

Wie sieht eine Apostille aus?

Die Apostille ist mittels eines Stempels in quadratischer Form aufgedruckt oder hat die Form eines großfächigen Aufklebers. Hinzu kommt in aller Regel die Anbringung einer Kordel, mit welcher die einzelnen Seiten zusätzlich gesiegelt werden. Sie ist in der Amtssprache der ausstellenden Behörde ausgefüllt, während die Überschrift unter Verweis auf die Haager Konferenz in französischer Sprache vermerkt sein muss. Für Deutschland bedeutet dies, dass der Handelsregisterauszug bzw. alles anderen Dokumente aus dem Handelsregister, z.B. auch die Angaben zu den Gesellschaftern immer in deutscher Sprache sind. Für Übersetzungen muss man später selbst sorgen.

Öffentliche Urkunden in diesem Sinn gehören zur großen Gruppe der Gerichtsurkunden, zu denen neben Handelsregisterauszügen auch gerichtliche Urteile, Beschlüsse etc. gehören.
Es ist zu beachten, dass eine Apostille zur Verwendung in einem anderen Staat nicht pauschal für “das Ausland” erteilt wird, sondern als Echtheitsnachweis nur für ein vorher mitzuteilendes bestimmtes Land, welches ein Mitgliedsland sein muss.

Für die Bundesrepublik Deutschland ist das oben erwähnte Abkommen von 1961 gegenwärtig gegenüber rund 100 Ländern in Kraft, in jedem der Länder, die dazu gehören, gilt dann in diesem  Fall die konkret dafür angeforderte Apostille und sie wird allein für diesen Zweck ausgefertigt. Gehört das Bestimmungsland nicht dazu, dann muss man sich an dessen diplomatische oder konsularische Vertretung wenden und dort eine andere zusätzliche Beglaubigung beantragen. Dann gibt es Länder, die sind zwar Mitglied des Haager Abkommens, wurden aber von der Bundesrepublik beinsprucht. Das bedeutet, dass keine Apostille erteilt werden kann. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch einen Blick auf die Länderliste werfen.

Falls Sie uns einen Auftrag erteilen, einen Handelsregisterauszug mit Apostille bzw. einer alternativen Beglaubigung zu besorgen, dann erledigen wird das gern. Wir prüfen in diesem Zusammhang welche Art von Beglaubigung hier erforderlich ist, falls keine Apostille erteilt werden kann und übenehmen den gesamten Prozess, so dass Sie am Ende das fertige Dokument in den Händen halten können.

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