Apostille : Für das Ausland nötig bei Handelsregisterauszug

International vereinbarte doppelte Sicherheit: beglaubigter Handelsregisterauszug mit einer Doppelbeglaubigung per Apostille

Unter eine sog. Überbeglaubigung – die eigentlich eher eine doppelte Beglaubigung darstellt – ist die Ausfertigung einer  “Apostille” zu vestehen, einer im internationalen Urkundenverkehr gebräuchliche Beglaubigungsform. Sie wird im Rechtsverkehr zwischen jenen Staaten verwendet, die Mitglieder des Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von diplomatischer Beglaubigung oder Legalisation von 1961 sind. Deutschland ist Mitglied dieses Übereinkommens, also nutzt man hier die Doppelbeglaubigung per Apostille.

Im Zusammenhang mit dem Handelsregister ist darunter ein amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug (heute zumeist “amtlicher Ausdruck” genannt) zu verstehen, welcher zusätzlich mit einem ergänzenden Echtheitsnachweis für die Verwendung im Ausland versehen wurde, also mit einer sog. Apostille. Dieser Echtheitsnachweis wird an einem bereits erstellten beglaubigten Handelsregisterauszug vorgenommen, vom übergeordneten Landgericht in Form eines Siegels.

Wie sieht eine Apostille aus?

Die Apostille ist mittels eines Stempels in quadratischer Form aufgedruckt oder hat die Form eins großfächigen Aufklebers. Hinzu kommt in aller Regel die Anbringung einer Kordel, mit welcher die einzelnen Seiten zusätzlich gesiegelt werden. Sie kann in der Amtssprache der ausstellenden Behörde ausgefüllt sein, während die Überschrift unter Verweis auf die Haager Konferenz in französischer Sprache vermerkt sein muss. Für Deutschland bedeutet dies, dass der Handelsregisterauszug bzw. alles anderen Dokumente aus dem Handelsregister immer in deutscher Sprache sind. Für Übersetzungen muss man später selbst sorgen.

Öffentliche Urkunden in diesem Sinn gehören zur großen Gruppe der Gerichtsurkunden, zu denen neben Handelsregisterauszügen auch gerichtliche Urteile, Beschlüsse etc. gehören.
Es ist zu beachten, dass eine Apostille zur Verwendung in einem anderen Staat nicht pauschal für “das Ausland” erteilt wird, sondern als Echtheitsnachweis nur für ein vorher mitzuteilendes bestimmtes Land.

Für die Bundesrepublik Deutschland ist das oben erwähnte Abkommen von 1961 gegenwärtig gegenüber rund 100 Ländern in Kraft, in jedem der Länder, die dazu gehören, gilt dann in diesem  Fall die konkret dafür angeforderte Apostille und sie wird allein für diesen Zweck ausgefertigt. Gehört das Bestimmungsland nicht dazu, dann muss man sich an dessen diplomatische oder konsularische Vertretung wenden und dort eine andere zusätzliche Beglaubigung beantragen. Dann gibt es Länder, die sind zwar Mitglied des Haager Abkommens, wurden aber von der Bundesrepublik beinsprucht. Das bedeutet, dass keine Apostille erteilt werden kann. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch einen Blick auf die Länderliste werfen.

Falls Sie uns einen Auftrag erteilen, Handelsregisterauszug mit Apostille bzw. einer alternativen Beglaubigung zu besorgen, dann gern. Wir prüfen in diesem Zusammhang mit, wenn keine Apostille und welche Art von Beglaubigung hier erforderlich ist.

Auftragsformular anschauen: Amtlich beglaubigter Handelsregisterauszug mit Apostille

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