Apostille : Erteilung auf einem Handelsregisterauszug.
Welche Schritte sind nötig, wenn man einen Auszug aus einem deutschen Handelsregister mit Apostille für den Rechtsverkehr im Ausland benötig?
Öffentliche Urkunden wie ein Handelsregisterauszug, die im Ausland benutzt und dort akzeptiert werden sollen, bedürfen zumeist einer zusätzlichen Legalisation oder “Apostille”, worunter man die ergänzende Echtheitsbestätigung mittels Siegel und Unterschrift versteht. Diese Apostille wird auf öffentliche Urkunden gesetzt. Welche Urkunden analog zu Handelsregisterauszügen als öffentliche Urkunden anzusehen sind, regelt Artikel 1 des Übereinkommens Nr. 12 der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht von 1961, wobei jeweils innerstaatliches Recht der Ausstellungsbehörde zur Anwendung kommt.
Die Apostille ist mittels eines Stempels in quadratischer Form aufgedruckt. Sie kann in der Amtssprache der ausstellenden Behörde ausgefüllt sein, während die Überschrift unter Verweis auf die Haager Konferenz dann in französischer Sprache vermerkt sein muss.
Öffentliche Urkunden in diesem Sinn gehören zur großen Gruppe der Gerichtsurkunden, zu denen neben Handelsregisterauszügen auch gerichtliche Urteile, Beschlüsse etc. gehören.
Für die Erteilung der Legalisation oder Apostille auf diesen Dokumenten ist der Präsident des Landgerichts für den jeweiligen Landgerichtsbezirk zuständig. Er beglaubigt quasi zur internationalen Verwendung ein bereits beglaubigtes Dokument noch einmal – weswegen man in diesem Zusammenhang auch von “Überbeglaubigung” spricht, obwohl es sich eigentlich um eine nacheinander ausgestellte doppelte Beglaubigung handelt.
Eine Apostille kann allerdings nur für ein bestimmtes Mitgliedsland des Haager Übereinkommens von 1961 gelten, also nicht pauschal für alle Unterzeichner. Ist ein Bestimmungsland diesem Abkommen bisher nicht beigetreten, bedarf es statt der Apostille einer anderen Legalisation, welche die diplomatische oder konsularische Vertretung dieses Staates dann vornimmt. Für die Bundesrepublik Deutschland ist dieses Abkommen von 1961 gegenwärtig gegenüber rund 100 Ländern in Kraft. Für welche Länder deshalb in Deutschland eine Apostille erteilt werden kann und für welche nicht, dies können Sie hier prüfen in der Länderliste
Wenn Sie einen Handelsregisterauszug für den Rechtsverkehr im Ausland benötigen, dann sollte dieser von vornherein in seiner beglaubigten Form, also heute als “Amtlicher Ausdruck” bestellt werden, um ihn anschließend zusätzlich mit einer Apostille zu versehen. Beides können Sie hier in Auftrag geben, falls Sie sich nicht selbst darum kümmern möchten.