Es wird immer wieder gefragt, ob die beim Handelsregister vorhandene Gesellschafterliste einer GmbH auch noch stimmt, wenn diese bereits viele Jahre alt ist und Gesellschafteranteile sogar noch in DM ausweist.
Fakt ist, die letzte an das Amtsgericht eingereichte Gesellschafterliste ist wird immer als die aktuelle Gesellschafterliste angesehen, egal wie alt diese ist.  Das Amtsgericht bzw. Registergericht erhebt diese Daten nicht selbst und wird aktiv, sondern die entsprechende Gesellschaft hat dieses Dokument einzureichen, sobald es hier Veränderungen gibt.

Während das Einreichen der Gesellschafterangaben an das Registergericht des Gesellschaftssitzes früher durch formloses Übersenden möglich war, ist seit der Einführung der elektronischen Registerführung grundsätzlich die elektronische Form vorgeschrieben.
Die veränderten Gesellschafterangaben sind von der Gesellschaft unverzüglich einzureichen, unter Anführung des Tages der Veränderung und des Datums der Einreichung der Gesellschafterangaben an das Registergericht. Geschieht dies nicht, kann das im Konfliktfall schwerwiegende Folgen für den Geschäftsführer haben. Deshalb achtet dieser im eigenen Interesse in aller Regel auf die prompte Meldung.
Erst wenn das Registergericht diese Veränderungen bzw. die neue Gesellschafterliste genehmigt hat, ist sie rechtskräftig an Stelle der alten Gesellschafterliste getreten. Bis zu diesem Zeitpunkt gelten die alten Gesellschafterangaben.

Hin und wieder kommt es vor, dass 2 Firmen fusionieren und dann umfirmieren, also der Firmenname ändert sich. Dann kann es sein, dass die Gesellschafterliste, obwohl diese auch weiterhin volle Gültigkeit hat, weiterhin auf die alte Firma ausgestellt ist. Hin und wieder sorgt das für Verwirrung, so dass die Firmen gut beraten sind, hier schnell eine überarbeitete Gesellschafterliste einzureichen.

Eine aktuelle Gesellschafterliste eines Unternehmen können Sie vom Registergericht erhalten oder auch hier: Gesellschafterangaben